Порядок проведения инвентаризации: приказ, срок

Инвентаризация на предприятии почти любого рода – обязательная процедура (как и отчисление на основании приказа — в учебных заведениях). Ее цель – сверить данные учетных книжек бухгалтерии и фактическое состояние имущества организации. Порядок проведения инвентаризации регламентируется руководителем компании, кроме некоторых исключений, регламентируемых законодательством РФ (вроде оформления служебных записок на всех причастных лиц).

Инвентаризация: понятие

Чтобы понимать особенности процедуры инвентаризации, необходимо дать данному термину точное определение.

Итак, понятие инвентаризации – это периодически повторяемый переучет наличного имущества организации (включая состояние банковского счета — посредством проверки клиента сбербанка для юридических лиц). В имущество входят: рабочая аппаратура, товары (производимые или реализуемые), само помещение, где осуществляется трудовая деятельность. В последнем случае проверка осуществляется по вопросу, насколько рабочее место соответствует государственным нормативам.

Цель проведения мероприятия – проверка наличия и сохранности наличного имущества организации, на основе данных, указанных в ведомостях учета материальных ценностей (и, в какой-то мере, для защиты интересов юридических лиц, на что, так же, направлен и ФЗ №294).

Виды

Понятие инвентаризации раскрыто, теперь необходимо перечислить существующие классификации процедуры.

Инвентаризация классифицируется:

• По охвату имущества:
  • Полная. Охватывает все виды материальных ценностей предприятия. Проводится не чаще одного раза в год (за исключением некоторых случаев);
  • Частичная. Охватывает один или несколько видов материальных ценностей предприятия. Может проводиться несколько раз в году;
• По охвату временного отрезка:
  • Текущая. Цель этой проверки – выявление фактического положения в плане расходуемого сырья и материалов на производстве;
  • Перманентная. Проверка состояния имущества предприятия при данном виде инвентаризации проводится в период минимизации остатка материальных ценностей;
• По наличию/отсутствию плана:
  • Плановая. Запланированная, в соответствии с законодательством РФ или уставом предприятия;
  • Внезапная. Внеплановая, по причине заявления, поданного сотрудником, руководителем, владельцем предприятия, или третьих лиц, заинтересованных в деятельности организации.

Периодичность проведения инвентаризации

В соответствии с законодательством РФ существует определенный перечень обязательных инвентаризаций:

• При составлении ежегодного бухгалтерского отчета о деятельности организации;
• При смене руководства (даже если это касается только одного материально ответственного лица);
• При полной ликвидации или реорганизации компании;
• При выявлении случаев порчи или хищения имущества организации;
• При выявлении случаев злоупотребления материально ответственными лицами их полномочиями;
• При передаче материальных ценностей, входящих в перечень бухучета, в аренду или их купле-продаже;
• При форс-мажорных обстоятельствах (пожар, стихийное бедствие, другие ЧС);
• При других обстоятельствах, предусмотренных законодательством РФ.

Также руководство компании имеет право ввести дополнительные периодические инвентаризации, на основе внутреннего устава. Как правило, это месячные или квартальные проверки, призванные ужесточить контроль за бухгалтерской отчетностью организации.

Вам будет интересно: Закон про АО с последними изменениями.

Порядок проведения инвентаризации

Несмотря на то, что законодательно не указываются точные числа для проведения инвентаризаций, чаще всего их назначают на первые числа месяца. Это позволяет наиболее точно оценить результативность действий персонала. Хотя, в случае хищений или порчи имущества, может проводиться внеплановая проверка в произвольную дату, без предупреждения сотрудников и даже руководителей нижнего звена.

Как правило, в процессе инвентаризации имущества компании, проверяется состав и состояние производственных запасов, готовой продукции, товаров, нематериальных активов и финансовых вложений. Все это сверяется с данными бухгалтерского учета на предмет наличия расхождений и нарушений.

Для проведения процедуры инвентаризации материальных ценностей компании, собирается постоянно действующая комиссия, в список задач которой входят:

• проведение профилактической работы по обеспечению сохранности имущества;
• заслушивание руководителей отделов;
• проверка документального оформления поступивших материальных ценностей;
• определение фактических причин списания имущества (с целью пресечения попыток хищения);
• подготовка и обеспечение проводимого мероприятия;
• инструктаж лиц, входящих в состав рабочих инвентаризационных комиссий;
• проверка результатов проведенных инвентаризаций;
• вынесение предложений по вопросам урегулирования обнаруженных недостач.

Сама процедура инвентаризации проходит в пять последовательных этапов:

• Первый – подготовительный. К проверке готовят: товары, документы, списки сотрудников. Также, на этом этапе определяется вид и сроки проводимой инвентаризации;
• Второй – проверка состояния товаров, сырья, материалов для производства, и их опись. На этом этапе проверяется число единиц товара, поэтому все процедуры, связанные с его реализацией, временно прерываются (по этой причине процесс проводится, обычно, в нерабочее время);
• Третий – сопоставление. Проводится сравнение результатов описей с учетными бухгалтерскими данными организации;
• Четвертый – оформление. Комиссия, вместе с работниками бухгалтерии, приводит данные имеющейся документации в состояние, соответствующее полученным результатам инвентаризации;
• Пятый – подведение итогов. Оформляются все выявленные недостачи и нарушения, после чего привлекаются к ответственности все материально ответственные лица.

Образец приказа и нюансы составления

Даже в случае плановой проверки отчетности и товаров, для инициации процедуры должен быть издан приказ о проведении инвентаризации. Обычно для этого используется форма ИНВ-22. Законодательно она уже не является обязательной, но, за счет функциональности и соответствия всем основным требованиям, все еще активно используется.

Приказ должен содержать:

• указание конкретной цели проведения процедуры;
• перечисление, в каких отделах компании будет проводиться проверка;
• общий срок проведения мероприятия, с указанием дат начала и завершения;
• указание членов инспекции и ФИО председателя (фамилия приводится целиком) – в ее состав могут входить как работники организации, так и сторонние аудиторы;
• информация о приказе: дата оформления, номер, данные руководителя, который издал это распоряжение.

С образцом приказа о проведении инвентаризации можно ознакомиться по этой ссылке.